Depuis des décennies, les voyages sont un élément essentiel de l’activité économique. De nombreuses entreprises font appel à une agence de voyages d’affaires pour les aider à économiser de l’argent et à limiter les risques, tout en permettant aux membres de l’équipe de se rendre là où ils le souhaitent, avec un minimum de perturbations.

Mais choisir une agence de voyages d’affaires n’est pas simple. Il doit s’agir d’un processus qui comprend une grande quantité de recherches, de nombreuses conversations internes, ainsi qu’un processus d’appel d’offres.

Que doit rechercher une entreprise dans une agence de voyages d’affaires ? Chaque entreprise est unique et aura besoin d’une solution de voyage d’affaires qui lui est propre. Mais assurez-vous de prendre en compte les 5 facteurs suivants lorsque vous recherchez la bonne agence de voyages d’affaires pour votre entreprise.

Connaître vos objectifs professionnels

Les voyages d’affaires sont un investissement, dont vous attendez un retour. Lorsque vous recherchez la bonne agence voyages d’affaires, concentrez-vous sur les objectifs commerciaux spécifiques que votre entreprise souhaite atteindre en matière de voyages. Pour être sûr de tomber sur les bons objectifs, parlez à autant de parties prenantes clés que possible, y compris les responsables des voyages et les membres de l’équipe qui voyagent fréquemment.

Examinez l’empreinte de l’agence de voyage

Tenez compte de la fréquence des voyages des membres de votre équipe et des lieux où ils se rendent. Vous pouvez trouver des agences de voyages d’affaires spécialisées dans les voyages à l’étranger, les voyages nationaux ou même les voyages régionaux.

Si les membres de votre équipe ne voyagent que dans un seul État ou une seule région, vous voudrez une agence de voyages qui vit et respire cet endroit et qui peut fournir des services spécialisés. À l’inverse, si les membres de votre équipe voyagent dans le monde entier, vous avez besoin d’une agence de voyages d’affaires capable de fournir un service et une assistance 24 heures sur 24 dans le monde entier.

N’oubliez pas que certaines petites agences de voyages d’affaires font partie de réseaux plus importants. Par exemple, une petite agence qui se concentre sur les voyages nationaux peut faire partie d’un plus grand réseau qui peut intervenir et fournir une assistance lorsque les membres de votre équipe voyagent à l’étranger. Cette situation est parfaitement acceptable, tant que le niveau de service à la clientèle et d’assistance que vous recevez est cohérent dans l’ensemble du réseau.

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Tenir compte de la spécialisation

Les voyageurs de différents secteurs peuvent avoir des besoins différents et spécialisés. C’est pourquoi certaines agences de voyages d’affaires offrent un service ciblé aux organisations de secteurs spécifiques.

Par exemple, vous pouvez consulter les agences de voyages d’affaires et trouver des options spécialisées dans les voyages des organisations à but non lucratif, des cabinets d’avocats, des entreprises pétrolières et gazières, des sociétés financières, des équipes de vente, etc. Si vous opérez dans un secteur où un soutien spécialisé aux voyages est disponible, choisir une agence spécialisée peut être une bonne idée. Vous pouvez également trouver de grandes agences de voyages d’affaires qui disposent de départements spécialisés dans votre secteur.

Plus que tout, recherchez une agence de voyages d’affaires qui se spécialise dans le partenariat. Vous voulez une agence qui puisse servir d’extension à votre équipe et à vos ressources internes – une agence qui soit suffisamment flexible pour s’adapter à votre culture existante tout en répondant à vos besoins uniques.